Warum Ihnen ein DMS nur Vorteile bringt

Die schriftliche Geschäftskommunikation verlagert sich immer mehr ins Digitale. Das bedeutet, dass Sie einen Weg finden müssen, wie Sie (digitale) Geschäfts- unterlagen am besten verwalten - vor allem vor dem Hintergrund, dass viele dieser Dokumente steuerrechtlich relevant sind und aufbewahrt werden müssen. Hier kommt ein intelligentes DMS ins Spiel.
Sie waren bislang der Meinung, dass die Einführung einer professionellen digitalen Dokumentenverwaltung eher ein lästiges Übel ist, bei der Aufwand und Kosten in keinerlei Relation zum tatsächlichen Nutzen stehen?

Lassen Sie uns einige durchschlagende Argumente pro DMS ins Feld führen:

  • Ein vereinfachter Informationszugriff und, daraus resultierend, ein leistungsstarker und übersichtlicher Workflow sorgen für ein effizienteres Arbeiten.
  • Einmal digitalisiert, gehen elektronische Dokumente nie mehr verloren und lassen sich durch die Eingabe von Schlagwörtern in der Suchmaske blitzschnell finden.
  • Mit dem Übergang zu einer elektronischen Datenbank wird Ihr Datenarchiv papierlos – das spart Lagerflächen sowie Druckkosten und schont noch dazu die Umwelt.
  • Ein Kollege fällt unverhofft aus? Das DMS ist nicht nur generell übersichtlich, sondern ermöglicht auch eine einfache Dokumentenzuweisung bei Stellvertretungen.

 

Unsere Leistungen

  • Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) inkl. Softwarelizenzen
  • Nutzung der Software auf vielen Plattformen wie PC und Notebooks, sowie auf Tablets oder Smartphones
  • Ausarbeitung von digitalen Geschäftsprozessen.
  • Durch ein Cloud-DMS können Sie und Ihre Mitarbeiter auch aus dem Home Office oder auf Geschäftsreisen auf Dateien zugreifen.
  • Sie stellen mit Hilfe eines DMS sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen zur Rechtssicherheit durch eine revisionskonforme Archivierung (GoBD) erfüllen.
  • Natürlich berücksichtigen moderne Dokumenten-Management-Systeme den in der DSGVO verankerten Datenschutz - zum Beispiel durch Zugriffsberechtigungen.

Sie sehen: Die Liste der Vorteile, die ein Dokumenten-Management-System als zentrale, einheitliche Informationsplattform mit sich bringt, ist lang - und ließe sich noch beliebig weiterführen. Unterm Strich spart Ihnen die DMS-Einführung nach dem anfänglichen finanziellen Aufwand Zeit und Geld.
Das lässt sich übrigens auch mit Zahlen belegen: In Unternehmen ohne DMS gehen nachweislich 50 % der Arbeitszeit, 15 % des Umsatzes und bis zu 45 % der Gehaltskosten durch die Dokumentensuche und -ablage verloren. Zudem verschwinden 3 % aller unternehmensrelevanten Akten im Dokumentenchaos.

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Dokumenten Management Systeme

E-Mail Archivierung einfach machen

Reduzieren Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt E-Mail-Archivierung auf ein Minimum. Wir begleiten Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb des Archivs.

  • Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten
  • Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren
  • Wir planen die Lösung individuell nach Ihren Anforderungen
  • Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Lösung
  • Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen
Ihre Daten werden nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer gemeinsamen Archivlösung abgelegt. Stattdessen wird für jeden Kunden eine exklusive Archivinstanz eingerichtet, die völlig separat betrieben wird.
Die Grundsätze für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.Nach § 147 AO müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
  • sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

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