Was ist eine IT-Infrastruktur?

Was mit ein bis zwei Mitarbeitern noch relativ leicht zu bewältigen ist, wird mit zunehmender Anzahl immer schwieriger und endet normalerweise bei dem fünften Mitarbeiter im Chaos. Verschiedene Ablageorte und damit unterschiedliche Datenbestände. Die Datenhoheit wird auf den Mitarbeiter übertragen, der sich in den wenigsten Fällen Gedanken über den Verlust von wertvollen Unternehmensmaterial macht. Die Kommunikation untereinander oder mit dem Kunden ist nicht gewährleistet, weil keine Telefonanlage vorhanden ist. Lizenzen für Software sind nicht ausreichend vorhanden oder liegen sogar ungenutzt im Schrank.

On-Premises - meine IT

Aus diesem Grund werden Dienste implementiert, die solche Strukturen schaffen und verwalten. Unternehmen wenden sich dazu an IT-Systemhäuser, die Erfahrungen mit solchen Diensten haben. Bei der klassischen IT, die direkt bei den Firmen installiert wird, redet man von On-Premises. Ein oder mehrere Server werden geplant und gekauft, installiert und die Systeme nehmen ihren Dienst auf. Das Unternehmen ist für dem Moment gut aufgestellt und hat einen Engpass abgestellt. Ein Wachstum ist möglich, da jetzt alle Mitarbeiter mit einer klaren Struktur arbeiten und durch die gemeinsame Datenbereitstellung Potentiale ausgeschöpft werden können.

Das funktioniert allerdings nur solange, bis auch diese Strukturen an ihr Limit kommen. Nicht selten kommt es vor, dass Firmen einen plötzlichen Wachstumsschub erhalten und die vorhandenen Ressourcen nicht mehr ausreichen. Es folgt einen Nachkalkulation, gepaart mit Investition in die vorhandene Infrastruktur. Das Unternehmen hat anschließend erneut erfolgreich einen Engpass abgestellt, dabei aber die aufkommende Datenmenge bei den Backups nicht berücksichtigt und es können nicht alle wichtigen Unternehmensdaten gesichert werden.

Solch ein Engpass kann allerdings auch nur vorübergehend gewesen sein und die erkauften Ressourcen werden nicht mehr benötigt. Eine Abrüstung macht aus finanzieller Sicht keinen Sinn, da auch danach das Ungenutzte ungenutzt bleibt. Somit wird eine Anschaffung während eines Engpasses mit der Zeit immer teurer und schließlich ist die ehemals teuer erkaufte Hardware irgendwann veraltet und das Spiel geht von vorne los. Momentaufnahme, Prognose, Kalkulation, Anschaffung - Engpass!

Die Cloud - es bleibt meine IT

Die Grundlagen einer IT-Infrastruktur werden auch als Cloud-Service beibehalten. Es gibt Server, die für bestimmte Dienste zum Einsatz kommen und entsprechend ausgestattet werden. Die Mitarbeiter eines Unternehmens und deren verwendeten Systeme werden angebunden und Ressourcen zugewiesen.

Vollständig weg fällt bei einer Cloud Umgebung der Punkt "Prognose". In den Planungen hat man diesen Punkt berücksichtigt, aber Prognosen können nur auf Grundlage von vorhandenen Erkenntnissen erstellt werden. Wenn das Unternehmen aber zum Beispiel ein Projekt hat, welches plötzlich und unerwartet einen enormen Anstieg der Ressourcen verursacht, dann steht man bei klassischen IT Umgebung vor der Entscheidung ob man die IT-Systeme aufrüstetet oder nicht. Was macht man mit den eingekauften Ressourcen, wenn das Projekt vorbei ist?

Bei einer Cloud-Umgebung fällt die Entscheidung leicht. Die Anpassung der Systeme kann jederzeit erfolgen, ob in die eine oder in die andere Richtung. Benötigt man für ein Projekt zusätzlichen Arbeitsspeicher und deutlich mehr Festplattenkapazität, bucht man diese für den Zeitraum des Projektes einfach hinzu. Ist das Projekt beendet, dann fährt man die Ressourcen wieder herunter. Die Kosten für die Systeme begleiten diese Entwicklung und passen sich entsprechend an.
Auch Lizenzen wie zum Beispiel für Office, lassen sich als Cloud-Service jederzeit buchen oder kündigen. Wenn Sie einen Freelancer benötigen, der für ein bestimmtes Projekt in das Team eingebunden wird, dann wird er alle notwendigen Ressourcen und Lizenzen benötigen. Die Kommunikation per Mail oder Telefonie sollte nach Unternehmensstandards erfolgen und der Zugang zu diesen Techniken sollte so leicht wie möglich erfolgen, damit nicht viel Zeit in die Einarbeitung fließen muss.
Wenn das Projekt vorüber ist, werden diese Zugänge nicht mehr benötigt und können unter Umständen Folgekosten verursachen. Das fällt bei Cloud-Service Lösungen weg, da die Dienste jederzeit gekündigt werden können, der Zugang zu den Systemen gesperrt wird und die Daten im Haus bleiben. Dank Backups und rechtssicherer E-Mail-Archivierung, die für jedes Unternehmen verpflichtend ist, sind die Informationen auch noch lange nach Projektende für das Unternehmen verfügbar.

Moderne Telefonanlagen aus Geesthacht

Das klassische Telefon wird seit vielen Jahren totgesagt. Neue Kommunikationsplattformen haben es sich zur Aufgabe gemacht leicht und schnell Nachrichten zu übermitteln, bzw. Kontakt mit anderen aufzunehmen. Und dennoch findet man in jedem Büro ein klassisches Telefon und mit hoher Wahrscheinlichkeit ist das Telefon an eine Telefonanlage gebunden. Die Telefonie hat sich aber weiterentwickelt. Ende von 2018 hatte die Telekom den Wunsch alle Anschlüsse, die auf veraltete (analoge und ISDN-Anschlüsse) Technik setzen, abzuschalten und auf das sogenannte All-IP umzustellen. Heute bezeichnet man solch einen Anschluss und die damit verbundene Technik als VoIP (Voice over IP).

Qualitativ konnte man sich lange streiten, ob die neue Technik besser ist, was aber bereits damals klar war, dass die Möglichkeiten bei der Digitalisierung mit modernen Anschlüssen gestiegen waren und das auch die Qualität der Gespräche im Laufe der Zeit immer besser werden würde.

Telefonieren wo immer ich möchte

Eine klassische Telefonanlage, meistens ein großer, grauer Kasten an der Wand, konnte wunderbar Gespräche annehmen und vermitteln. Besondere Features gab es dabei meistens nicht, wenn man makeln und anklopfen ausnimmt.
In Pandemie-Zeiten wurden viele Probleme aufgezeigt, die Unternehmen unwissentlich durch die Zeit begleitet haben. Auch vor Covid gab es schon Homeoffice und mobile Arbeitsplätze, die aber nur bestimmte Mitarbeiter nutzen durften. Durch den Virus waren Unternehmen gezwungen die Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken und viele Firmen hatten Probleme mit den täglich zu führenden Gesprächen, da die vorhandene Telefonanlage nur im Büro zuverlässig funktionierte.

Moderne Telefonanlagen verfolgen einen anderen Ansatz und idealerweise werden solche Systeme in der Cloud platziert. Die Vorteile liegen auf der Hand, die Anlage ist von überall erreichbar und damit lassen sich problemlos Telefone von jedem Ort anbinden. Auf diese Weise wird eine Firma in die Lage versetzt seinen Mitarbeitern einfach ein Telefon in die Hand zu geben und dieser braucht das Telefon nur an das Internet seines Homeoffice anzuschließen. Der Rest erfolgt von alleine und das Telefon ist in Kürze an die Unternehmenstelefonanlage angebunden.

Aber was ist, wenn der Mitarbeiter mobil erreichbar sein soll?

In dem Fall bieten unsere Telefonanlage die Möglichkeit per App eine Anbindung zu schaffen. Auf dem Smartphone (IOS oder Android) kann einfach eine App installiert werden und per QR-Code sehr einfach konfiguriert werden. Nach dem dieser Schritt erfolgt ist, ist der Mitarbeiter bereits in der Lage Telefonate anzunehmen und zu führen. Der Mitarbeiter kann auch seinen Status aktualisieren, sollte er zum Beispiel in einem Meeting sein. Das Unternehmens- oder Abteilungstelefonbuch steht ebenfalls zur Verfügung und die wichtigen Kontakte sind jederzeit vorhanden.

Kommunikation nicht nur mit dem Telefon

Unter einer flexiblen Telefonanlage verstehen wir, dass diese viele Anbindungsmöglichkeiten bietet. Die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden sollte nicht nur über das Telefon laufen, sondern auch per Video, Teams oder Interessenten sollen direkt Kontakt über unsere Webseite aufnehmen können.
All das ist mit unseren Telefonanlagen möglich. Insbesondere die Chat- und Telefonfunktion über die Unternehmenswebseite bringt einen erheblichen Mehrwert bei der Nutzererfahrung. Ein Kunde oder Interessent kann sehr einfach mit der Firma Kontakt aufnehmen und in direkten Austausch gehen. Sollte gerade kein Mitarbeiter verfügbar sein, kann der Webseitenbesucher sehr einfach eine Nachricht hinterlassen.

Aber auch Video-Meetings oder Webinare lassen sich mit unseren Anlagen planen und durchführen. Die Bedienung ist einfach gehalten und die Qualität hervorragend. Meetings lassen sich planen und Einladungen per E-Mail verschicken. Und auch die Sicherheit ist gewährleistet, da der gesamte Austausch verschlüsselt über die Telefonanlage verläuft.

Immer erreichbar... wenn Sie wollen

Wir können zwar nicht helfen, wenn Sie einen Umzug vornehmen weil die Büroräume zu klein geworden sind, aber wir können die Erreichbarkeit gewährleisten.

Früher musste ein Umzug gut geplant sein, wenn man Telefonzeiten hatte. Der Standortwechsel brachte einige Tücken mit sich und der statische Telefonanschluss musste koordiniert umziehen. Nicht selten kam es vor, dass die klassische Telefonanlage erst einige Tage später wieder voll funktionsfähig und damit die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden unterbrochen war.
Mit unseren Telefonanlagen wird die Erreichbarkeit aufrecht gehalten. Durch die Platzierung in der Cloud ist die Anlage nicht davon abhängig, was mit den lokalen Anschlüssen passiert. Einige Mitarbeiter können im Homeoffice oder am mobilen Arbeitsplatz gewohnt ihrer Arbeit nachkommen und so das Geschäft am Leben halten, auch wenn die Hauptniederlassung nicht erreichbar ist.

Software und Lizenzen immer passend verfügbar

Im Laufe der Zeit eines Unternehmens sammelt sich eine Vielzahl von Software an und damit in der Regel auch Lizenzen. Für Firmen ist nicht immer ersichtlich, wieviele Lizenzen in Gebrauch sind und nicht selten sind sie Unter- oder Überlizensiert.
Ein beliebtes Beispiel sind Office Lizenzen, welche in der Regel einmal gekauft und danach nicht weiter geprüft werden. Wenn neue Mitarbeiter eingestellt oder neue Rechner angeschafft werden, dann wird dort das Office installiert und verwendet. Die entsprechende Lizenz wird selten nachgeordert und entsprechend dokumentiert. Hier entsteht ein klarer Lizenzverstoß und kann bei einer Prüfung teuer werden. Auch das erwerben von Keys ist keine ordentliche Lizensierung. Microsoft geht gegen solche günstigen Keys inzwischen vor und hier werden keine Bußgelder fällig, sondern es drohen Haftstrafen.

Aber auch der umgekehrte Fall ist möglich und ein Unternehmen kauft eine ausreichende Anzahl von Lizenzen. Nach kurzer Zeit finden aber evtl. Änderungen der Strukturen statt und die Mitarbeiterzahl verringert sich. Die Folge sind dann Lizenzen, welche im Archiv landen und dort ungenutzt liegen bleiben.

Microsoft Office wird in der Regel alle 3 Jahre aktualisiert. Das bedeutet, dass eine gekaufte Version nach 3 Jahren nicht mehr aktuell ist. Das fällt meistens nicht so ins Gewicht, da die eingesetzte Version noch einige Jahre lauffähig ist und mit Updates versorgt wird. Aber es wird jetzt schon klar, dass sich ein Unternehmen bald mit der erneuten Anschaffung der aktuellen Office Version beschäftigen sollte.

Software as a Service schafft hier Klarheit, denn es können die Lizenzen gebucht, wie sie benötigt werden. Auch hier sind die Office Lizenzen ein gutes Beispiel. Buchen Sie einfach die passende Anzahl der Lizenzen und nutzen anschließend immer die aktuellste und umfangreichste Version des Office Paketes. Und sollte sich die benötigte Anzahl verändern, dann wird die Buchung angepasst.

Wer sichert ist feige

Zugegeben, der Spruch ist ziemlich flapsig und wird gerne dann verwendet, wenn keine Backups existieren. Erschreckend ist, dass das häufiger vorkommt, als man zunächst glauben mag. Wir finden unten eine Grafik von 2015, welche deutlich macht, dass auch Unternehmen in diesem Bereich Nachholbedarf haben. Leider sieht die Realität anders aus und inzwischen gibt es Statistiken, das 30% der Unternehmen keine Sicherung durchführen.

Unternehmen, die keine Sicherungen durchführen, sparen an der falschen Stelle, denn zum einen sind sie durch die DSGVO verpflichtet und zum anderen kann der Datenverlust das aus für ein Unternehmen bedeuten. Der Verlust einer Datei kann noch verkraftet werden, aber was passiert bei einem Feuer oder einem Verschlüsselungstrojaner?

Datensicherung sind heute einfach durchzuführen und werden gerne dezentral aufbewahrt. Die Vorteile liegen auf der Hand, denn Sicherungen die nicht zentral gelagert werden, können auch nicht durch fremde Einflüsse zerstört werden. Und das Geld was man zum Beispiel bei einem Erpressungstrojaner bezahlt ist garantiert in präventive Maßnahmen besser investiert.