Outlook ist unübersichtlich und man findet nichts wieder

Mit Outlook bietet uns Microsoft einen E-Mail-Client, der auf den ersten Blick nicht besonders benutzerfreundlich wirkt. Nach der Einrichtung des E-Mail-Postfachs nutzen wir vielleicht noch den Kalender und die Kontakte.

Immer wieder hören wir im Support Beschwerden, dass E-Mails nicht auffindbar sind oder die Sortierung unklar ist. Gleichzeitig gibt es User, die Outlook sehr sorgfältig organisieren und alle E-Mails sortieren, um sie leichter zu finden. Dabei entstehen oft Ordnerstrukturen, die ein langes Scrollen in der Ordnerleiste verursachen.

Was haben die sich denn dabei gedacht?

Zugegeben, Outlook ist zunächst vollgepackt mit Funktionen, die nicht immer logisch erscheinen. Ungelesene Nachrichten werden deutlich hervorgehoben, Kategorien kennzeichnen E-Mails dauerhaft. Diese Funktionen sind nützlich und werden oft genutzt. Aber was sind Suchordner? Warum sollte ich QuickSteps verwenden, wenn ich die gleichen Aufgaben manuell erledigen kann?

Outlook braucht viel Pflege!

Ohne Anweisungen macht der E-Mail-Client nicht viel. Wie schon erwähnt, kommen E-Mails rein und warten auf eine Reaktion. Outlook unterscheidet nicht zwischen wichtigen und unwichtigen E-Mails. Alles wird einfach angezeigt und wir müssen filtern, sortieren und löschen – oder wir lassen es bleiben und ärgern uns, wenn etwas nicht zu finden ist.

Ein treuer Begleiter, der sich an meine Bedürfnisse anpasst

Ich bin manchmal ein Chaot und mag das Sortieren und Löschen nicht. Bisher habe ich E-Mails nur gefiltert und markiert. Eine Zeit lang habe ich alle E-Mails nach einer Woche ins Archiv verschoben, aber dabei sind auch wichtige E-Mails verloren gegangen.

Durch etwas Recherche habe ich eine mir bislang nur in Excel bekannte Funktion entdeckt, die hilft, mehr Übersicht zu schaffen: Bedingte Formatierung.

Formatierung für leichte Erkennung

Die bedingte Formatierung hebt wichtige E-Mails visuell hervor. Zum Beispiel werden E-Mails von Kunden automatisch umformatiert und bekommen eine andere Farbe und Schriftart.

Um diese Formatierung zu erstellen, gehst du in Outlook auf “Ansicht” und dann auf “Ansichtseinstellungen”.

Im geöffneten Fenster wählst du “Bedingte Formatierung”. Hier kannst du eine neue Regel hinzufügen und deine Bedingungen einstellen. Im Feld „Von:“ gibst du entweder die E-Mail-Adresse oder die gesamte Domain ein.

Du kannst mehrere Domains eintragen, getrennt durch Kommas:

@kunde1.de, @kunde2.de, @kunde3.com

Nachdem du die Bedingungen festgelegt hast, wählst du die gewünschte Schriftart und Farbe aus. Wenn die Regel übernommen und alle Fenster geschlossen sind, ist der Effekt sofort sichtbar.

Fazit: Outlook ist ja plötzlich übersichtlicher

Die bedingte Formatierung ist ein toller Schritt, um eingehende E-Mails besser sichtbar zu machen. Leider funktioniert diese Funktion nur auf dem Rechner, auf dem sie eingerichtet wurde. Trotzdem entgehen mir so keine wichtigen E-Mails mehr und ich finde sie schneller dank der veränderten Farbe. Allerdings: je mehr Domains eingetragen werden, desto mehr E-Mails werden formatiert, was dann ebenfalls schnell zu einer gewohnten Ansicht führt und man wieder E-Mails evtl. aus den Augen verliert. Hier gibt es eine sehr schöne Lösung, welche die Filterung erleichtert: Suchordner!

Wie man sie einrichtet, wofür man sie braucht und wie sie den E-Mail-Alltag vereinfachen, erkläre ich im nächsten Artikel. Trage dich in meinen Newsletter ein, um sofort informiert zu werden, wenn ein neuer Artikel erscheint.