Eine Lösung ohne Kompromisse

Ein vollwertiges Archiv für jeden Kunden
Ihre Daten werden nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer gemeinsamen Archivlösung abgelegt. Stattdessen wird für jeden Kunden eine exklusive Archivinstanz eingerichtet, die völlig separat betrieben wird.

Langfristige Unabhängigkeit
Managed Mail Archiv ist keine Einbahnstraße. Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden.

Absolute Vertraulichkeit Ihrer Daten
Obwohl wir für die Administration Ihre Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen direkten Zugriff auf die enthaltenen Daten. Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert und jeder Zugriff wird protokolliert.

Komfortabler und schneller Zugriff
Ihre Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, über Web Access oder auch mobil auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

 

Einfach und günstig

Reduzieren Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt E-Mail-Archivierung auf ein Minimum. Wir begleiten Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb des Archivs.

  • Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten
  • Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren
  • Wir planen die Lösung individuell nach Ihren Anforderungen
  • Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Lösung
  • Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen

Gerne beraten wir Sie persönlich – maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen mit Ihren Anforderungen und Wünschen.
Nehmen Sie kontakt auf!

Mehr Informationen

Gut zu wissen!

Die rechtlichen Grundlagen
Die Grundsätze für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Nach § 147 AO müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
  • sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Schutz vor Datenverlust
E-Mail-Archivierung ist eine eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Grundlage dieser Archivierung sind zum einen gesetzliche Anforderungen für die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten und zum anderen Anforderungen von Unternehmen und Privatleuten an die Verwaltung immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse.
Postfächer entlasten
Im Laufe der Zeit sammeln sich sich sehr viele E-Mails in einem Postfach an. In der Regel haben die Postfächer eine Begrenzung des Speichers. Bei einem vollen Postfach werden unter Umständen keine neuen E-Mails angenommen und es folgt ein Bericht an den Absender der Nachricht.
Die E-Mail Archivierung speichert automatisch ein- und ausgehende Nachrichten. Ältere E-Mails im Postfach können bedenkenlos gelöscht und das Postfach schlank gehalten werden. Sollten Sie doch mal eine E-Mail vorschnell gelöscht haben, können Sie diese ganz einfach aus dem Archiv wieder herstellen.