E-Mail Archivierung

E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken: Einfach in der Handhabung und kein Papier mehr, das abgeheftet werden muss. Was so einfach und praktikabel ist, kann jedoch böse Überraschungen bereithalten, wenn die E-Mails nicht rechtskonform archiviert wurden. Je nach Inhalt der E-Mail können vertragliche oder gesetzliche Vorschriften die Art und Dauer der Aufbewahrung bestimmen.

Nach § 147 AO müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
  • sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
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Schutz vor Datenverlust
E-Mail-Archivierung ist eine eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Grundlage dieser Archivierung sind zum einen gesetzliche Anforderungen für die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten und zum anderen Anforderungen von Unternehmen und Privatleuten an die Verwaltung immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse.
Postfächer entlasten
Im Laufe der Zeit sammeln sich sich sehr viele E-Mails in einem Postfach an. In der Regel haben die Postfächer eine Begrenzung des Speichers. Bei einem vollen Postfach werden unter Umständen keine neuen E-Mails angenommen und es folgt ein Bericht an den Absender der Nachricht. Die E-Mail Archivierung speichert automatisch ein- und ausgehende Nachrichten. Ältere E-Mails im Postfach können bedenkenlos gelöscht und das Postfach schlank gehalten werden. Sollten Sie doch mal eine E-Mail vorschnell gelöscht haben, können Sie diese ganz einfach aus dem Archiv wieder herstellen.
Die rechtlichen Grundlagen
Die Grundsätze für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.
Gerne beraten wir Sie persönlich – maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen mit Ihren Anforderungen und Wünschen. Bitte sprechen Sie uns an.

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