Die Suche in Outlook kann einem den Tag versauen
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Ein Kunde rief mich an, weil er mir eine E-Mail gesendet hat und diese jetzt nicht mehr findet. Der Satz ist übrigens so korrekt, der Kunde hat mir wirklich eine E-Mail gesendet und brauchte jetzt dringend den Inhalt, denn dort war eine Auflistung von Rechnungen enthalten, die er nicht mehr gefunden hat und diese Liste jetzt benötigte, um die Vollzähligkeit zu prüfen. Natürlich war die Angelegenheit dringend, denn die Steuern mussten eingereicht werden und die Abgabefrist näherte sich.
Was hat der Kunde nicht alles versucht. Als erstes hat er die Suchleiste verwendet, was übrigens eine schlechte Idee ist, dann hat er die Ordner in seiner Ordnerliste durchsucht, was aber hier bereits ein Akt der Verzweiflung war, denn die gesendeten E-Mails werden meistens beim manuellen Sortieren ignoriert. Am Ende wurde dann durch einen Hinweis die erweiterte Suche von Outlook verwendet, was auch nicht geholfen hat, denn die einzustellenden Parameter waren zu vielfältig. Also hat der Kunde mich angerufen um ihm seine E-Mail zu senden.
Kein Einzelfall und gute Basis für ein angespanntes Verhältnis
Solche Szenarien kommen häufiger vor. Die Suche im Outlook führt meistens zu einer hohen Frustration. Allerdings auch zu einer gewissen Kreativität, die man aber in solch einem Fall gar nicht entwickeln möchte.
Jetzt mal im Ernst, wir möchten im Tagesgeschäft doch eigentlich nur schnell an unsere Information gelangen, damit wir uns auf unsere eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren können.
Wenn wir was suchen, dann erwarten wir in der Regel auch korrekte Ergebnisse. Suchmaschinen schaffen das auch und inzwischen kann uns sogar die KI unsere Suche abnehmen und wir bekommen zügig Ergebnisse, die uns weiterbringen.
Dritthersteller helfen bei der Suche
Ein gutes Beispiel für eine perfekte Suche ist die E-Mail-Archivierung. Normalerweise sollte die in jedem Unternehmen eingerichtet sein, da diese ja bereits seit 2017 verpflichtend ist. Die Realität sieht anders aus. Das soll aber nicht das Thema sein.
Bei unserer E-Mail-Archivierung gibt es ein Outlook-Plugin, welches sich sehr angenehm in das Programm integriert und eine ausführliche Suche durch alle Archive durchführt. Die Ergebnisse sind beeindruckend und spart einen den Frust der integrierten Outlook-Suche.
Suchordner finden nicht nur, sie schaffen auch Ordnung
Wie bereits erwähnt, gibt es immer wieder Anwender, die akribisch jede E-Mail in den dafür vorgesehenen Ordner einsortieren. Es gibt Kunden die haben eine Ordnerleiste, da ist man überrascht, das noch was gefunden wird. Ich muss aber zugeben, wer das durchzieht, hat auch alles andere im Griff.
Für mich wäre das allerdings nichts, denn ich mag die Automatisierung. Und aus diesem Grund habe ich die Suchordner für mich entdeckt. Wenn ich ein Projekt habe oder Kunden, bei denen es einen aktuell regen Austausch per E-Mail gibt, richte ich solch einen Ordner bevorzugt ein. Selbst wenn ich auch nur mal kurz eine Korrespondenz suche und Zusammenhänge benötige, erstelle ich schnell einen Suchordner. Zum einen ist dieser Ordner schneller erstellt als die Suche der erweiterten Outlook-Suche. Zum anderen werden die E-Mails gleich auch noch zusammenhängend sortiert und ich kann die Kommunikation besser nachvollziehen.
Wie man einen Suchordner erstellt
Die Erstellung ist denkbar einfach.
Man muss in der Ordnerleiste auf der linken Seite bis zu dem Punkt Suchordner scrollen und diesen mit der rechten Maustaste anklicken. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem man die Suche nach seinen Wünschen anpassen kann. Ich nutze meistens „Nachrichten von oder an bestimmte Personen“.
Jetzt müssen wir nur noch die auf „Auswählen“ klicken und wir bekommen ein weiteres Fenster angezeigt, das uns die Möglichkeit gibt, die Suche zu definieren. Die Suche kann nur auf das eigene Konto angewendet werden. Man kann zwar auch für freigegebene Postfächer Suchordner anlegen, die greifen aber nicht so richtig.
Auch hier können wir spezifische E-Mail-Adressen angeben oder aber auch ganze Domains. Mehrere Domains, werden mit einem Komma getrennt:
@domain1.de, @domain2.de usw.
Da wir aber eine gezielte Suche wünschen, machen mehrere Domains nur in Ausnahmefällen Sinn.
Sobald wir alle Fenster mit OK bestätigt haben, wird der Suchordner sofort erstellt und nach kurzer Zeit gefüllt.
Mein persönliches Fazit:
Suchordner begleiten inzwischen meinen Tag. Ich hatte keine Lust mehr immer wieder E-Mails zu suchen und bin deshalb lange Zeit auf die Suche der rechtssicheren E-Mail-Archivierung ausgewichen. Die Suche ist perfekt, nimmt aber unter Umständen auch etwas Zeit in Anspruch, da auch hier sehr starke Eingrenzungen vorgenommen werden müssen. Es muss ja bedacht werden, dass das E-Mail-Archiv 6-10 Jahre Daten enthält und da wird im Laufe der Jahre eine Menge zusammenkommen.
Durch die Suchordner ist die Suche über das Archiv meine 2. Wahl geworden. Ich möchte gerne schnell irgendwo hinklicken und die gesamte Korrespondenz überblicken. Durch die Verläufe kann ich Zusammenhänge schnell erkennen und damit weiterarbeiten. Hinzu kommt, dass ein Suchordner sehr schnell eingerichtet ist.
Ich kann die Suchordner nur empfehlen. Zusammen mit der bedingten Formatierung konnte ich das E-Mail-Management deutlich vereinfachen und automatisieren.
