Die Entscheidung, vor der jedes wachsende KMU steht
Du brauchst eine Cloud-Lösung für E-Mail, Dokumente und Zusammenarbeit. Die beiden großen Optionen heißen Microsoft 365 und Google Workspace. Beide funktionieren, beide kosten Geld, beide versprechen produktives Arbeiten. Aber welche Lösung passt wirklich zu Deinem Unternehmen?
In diesem Artikel vergleichen wir beide Systeme ehrlich und praxisnah – ohne Marketing-Buzzwords. Am Ende weißt Du, worauf es für KMU wirklich ankommt.
Die Basics: Was bekommst Du?
Microsoft 365
- E-Mail über Outlook (Exchange Online)
- Office-Apps: Word, Excel, PowerPoint (Desktop + Web)
- Teams für Chat, Videocalls und Zusammenarbeit
- OneDrive & SharePoint für Dateispeicherung
- OneNote, Planner, Power Apps und mehr
Google Workspace
- Gmail für E-Mail
- Google Docs, Sheets, Slides (nur Web + Mobile)
- Google Meet für Videocalls
- Google Drive für Dateispeicherung
- Google Chat, Calendar, Keep
Beide Systeme bieten also E-Mail, Office-Apps und Cloud-Speicher. Der Unterschied steckt im Detail.
Entscheidungskriterium 1: Desktop-Apps
Microsoft 365: Du bekommst vollwertige Desktop-Versionen von Word, Excel und PowerPoint. Für komplexe Excel-Tabellen, große Word-Dokumente mit Formatierungen oder PowerPoint-Präsentationen mit Animationen ist das ein klarer Vorteil.
Google Workspace: Alles läuft im Browser. Das ist leicht und geräteunabhängig, stößt aber bei komplexen Dokumenten an Grenzen. Wer täglich mit umfangreichen Excel-Tabellen arbeitet, wird Google Sheets vermissen.
Fazit: Nutzt Dein Team hauptsächlich E-Mail und einfache Dokumente? Google reicht. Arbeitet Ihr viel mit Excel-Makros, komplexen Formatierungen oder PowerPoint-Präsentationen? Microsoft 365 ist die bessere Wahl.
Entscheidungskriterium 2: Zusammenarbeit und Chat
Microsoft Teams: Chat, Videocalls, Dateiablage und App-Integrationen in einer Oberfläche. Teams ist mächtig – aber auch komplex. Die Lernkurve ist steil, besonders für Mitarbeiter ohne Microsoft-Erfahrung.
Google Meet + Chat: Einfacher, schneller zu lernen, weniger Funktionen. Videocalls funktionieren zuverlässig, der Chat ist übersichtlich. Für kleine Teams oft ausreichend.
Fazit: Wenn Dein Team hybrid arbeitet und viel mit externen Partnern kommuniziert, ist Teams die bessere Wahl. Wenn Du Einfachheit schätzt und keine komplexen Workflows brauchst, reicht Google.
Entscheidungskriterium 3: Integration mit bestehenden Systemen
Microsoft 365: Spielt perfekt mit Windows, Active Directory, lokalen Servern und vielen deutschen ERP-Systemen zusammen. Wenn Du bereits auf Microsoft setzt, ist M365 die logische Wahl.
Google Workspace: Funktioniert plattformunabhängig, ist aber weniger tief in Unternehmenssysteme integriert. Für reine Cloud-Setups ohne Legacy-Systeme ideal.
Entscheidungskriterium 4: Sicherheit und Compliance
Beide Anbieter erfüllen hohe Sicherheitsstandards (ISO 27001, DSGVO-konform). Microsoft hat hier einen leichten Vorsprung bei Enterprise-Features wie Conditional Access, Information Protection und erweiterten Compliance-Tools – aber die sind für die meisten KMU überdimensioniert.
Fazit: Für normale KMU-Anforderungen sind beide Lösungen sicher genug.
Entscheidungskriterium 5: Preis
Beide Systeme kosten pro Nutzer und Monat. Die Preise sind ähnlich, Microsoft 365 ist tendenziell etwas teurer – bietet dafür aber auch mehr Features (z. B. Desktop-Apps).
Wichtig: Der Preis pro Lizenz ist nur ein Teil der Gleichung. Die Kosten für Einrichtung, Schulung und laufende Betreuung können höher sein als die Lizenzen selbst. Ein gut betreutes System spart langfristig mehr Geld als eine billige Lizenz ohne Support.
Was wir unseren Kunden empfehlen
Wir bei mausch IT betreuen hauptsächlich KMU mit Microsoft 365 – nicht weil wir blind Microsoft-Fans sind, sondern weil es für die meisten unserer Kunden die praktischere Lösung ist:
- Desktop-Apps werden aktiv genutzt (Buchhaltung, Angebote, Präsentationen)
- Bestehende Windows-Infrastruktur lässt sich nahtlos integrieren
- Teams deckt Chat, Calls und Dateiablage in einem Tool ab
Aber: Wenn Du ein kleines Team hast (unter 10 Personen), hauptsächlich im Browser arbeitest und Wert auf Einfachheit legst, kann Google Workspace die bessere Wahl sein.
Fazit: Welche Lösung passt zu Dir?
Wähle Microsoft 365, wenn:
- Du Desktop-Versionen von Word, Excel, PowerPoint brauchst
- Dein Team hybrid arbeitet und viel über Teams kommuniziert
- Du bereits Windows-Server oder Active Directory nutzt
- Du komplexe Workflows oder ERP-Integrationen planst
Wähle Google Workspace, wenn:
- Du ein kleines Team hast (unter 10 Personen)
- Ihr hauptsächlich im Browser arbeitet
- Du Wert auf Einfachheit und schnelle Einarbeitung legst
- Du keine Desktop-Apps benötigst
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