Die versteckten Kosten der Inhouse-IT
"Wir haben ja schon jemanden, der sich um die IT kümmert" – dieser Satz fällt oft, wenn es um Managed IT Services geht. Meistens ist damit der technisch versierte Mitarbeiter gemeint, der "nebenbei" die IT betreut.
Das Problem: Diese Lösung wirkt günstig, ist aber oft teurer als gedacht. Warum? Weil die wahren Kosten versteckt sind.
Was kostet Inhouse-IT wirklich?
Nehmen wir ein typisches KMU mit 15 Mitarbeitern. Die IT wird von einem Mitarbeiter "nebenbei" betreut (ca. 10 Stunden/Woche) plus gelegentlich externe Hilfe bei größeren Problemen.
Sichtbare Kosten pro Jahr:
- Zeitaufwand (10h/Woche à 40 €/h): 20.800 €
- Externe Notfall-Hilfe (ca. 5 Einsätze à 600 €): 3.000 €
- Software-Lizenzen: 4.000 €
- Hardware-Ersatz: 2.000 €
Summe sichtbar: 29.800 € pro Jahr
Aber das ist nur die halbe Wahrheit.
Die unsichtbaren Kosten
1. Opportunitätskosten
Dein Mitarbeiter verbringt 10 Stunden pro Woche mit IT statt mit seiner eigentlichen Aufgabe. Wenn er z.B. im Vertrieb arbeitet und normalerweise 5.000 € Umsatz pro Woche generiert, gehen Dir durch die IT-Ablenkung ca. 12.500 € Umsatz verloren (25% seiner Zeit).
2. Ausfallkosten
Server-Ausfall für 4 Stunden, 15 Mitarbeiter können nicht arbeiten (15 × 4h × 40 €/h = 2.400 €). Passiert das zweimal im Jahr: 4.800 €.
3. Fehlende Prävention
Reaktives Troubleshooting statt proaktivem Monitoring bedeutet: Probleme werden erst behoben, wenn sie auftreten. Durchschnittliche Zusatzkosten durch ungeplante Ausfälle: 5.000–10.000 € pro Jahr.
4. Wissenslücken
Dein Mitarbeiter ist gut – aber kein Spezialist für IT-Sicherheit, Cloud-Infrastruktur, Backup-Strategien und Compliance. Fehlkonfigurationen oder veraltete Setups kosten langfristig Geld oder öffnen Sicherheitslücken.
Gesamtkosten Inhouse-IT: 40.000–50.000 € pro Jahr (sichtbare + unsichtbare Kosten).
Was kostet Managed IT?
Ein typisches Managed-IT-Paket für 15 Mitarbeiter umfasst:
- Proaktives Monitoring (24/7)
- Patch-Management und Updates
- Endpoint-Schutz (EDR)
- Backup-Lösung mit Monitoring
- Remote- und Vor-Ort-Support bei Bedarf
- Persönlicher Ansprechpartner (kein Callcenter)
Kosten: ca. 300–500 € pro Mitarbeiter/Jahr = 4.500–7.500 € pro Jahr
Zusätzlich bleiben Kosten für Software-Lizenzen (4.000 €) und Hardware (2.000 €) – das ist unabhängig vom Betriebsmodell.
Gesamtkosten Managed IT: 10.500–13.500 € pro Jahr
Der Vergleich auf einen Blick
| Kostenart | Inhouse-IT | Managed IT |
|---|---|---|
| Personalkosten IT-Betreuung | 20.800 € | – |
| Externe Notfall-Hilfe | 3.000 € | inkludiert |
| Managed Services | – | 4.500–7.500 € |
| Software-Lizenzen | 4.000 € | 4.000 € |
| Hardware-Ersatz | 2.000 € | 2.000 € |
| Opportunitätskosten | 12.500 € | – |
| Ausfallkosten | 4.800 € | ~500 € (minimiert) |
| Fehlende Prävention | 5.000–10.000 € | – |
| Gesamt | 52.100 € | 11.000–14.000 € |
Ersparnis durch Managed IT: ca. 38.000 € pro Jahr
Aber ist Managed IT wirklich günstiger? Die Realität
Natürlich ist diese Rechnung vereinfacht. Nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Ausfallkosten, und nicht jede Inhouse-Lösung ist ineffizient.
Aber drei Punkte bleiben gültig:
1. Kalkulierbare Kosten statt böser Überraschungen
Mit Managed IT zahlst Du einen festen monatlichen Betrag – keine ungeplanten Notfall-Rechnungen, keine versteckten Zeitfresser.
2. Proaktiv statt reaktiv
Probleme werden erkannt, bevor sie Dein Business beeinträchtigen. Monitoring, Updates und Backups laufen automatisch.
3. Expertise on demand
Du hast Zugriff auf ein ganzes Team von Spezialisten – für Security, Cloud, Infrastruktur, Support – ohne jeden einzeln einstellen zu müssen.
Für wen lohnt sich Managed IT?
Managed IT macht Sinn, wenn:
- Du 5+ Mitarbeiter hast und IT kein Kerngeschäft ist
- Deine Mitarbeiter produktiver sind, wenn sie sich auf ihr Fachgebiet konzentrieren
- Du keine Zeit hast, Dich selbst um Updates, Monitoring und Security zu kümmern
- Du kalkulierbare Kosten statt unvorhersehbarer Rechnungen willst
- Ausfälle Dich direkt Geld kosten (z.B. wenn Kunden nicht bestellen können)
Managed IT lohnt sich nicht, wenn:
- Du nur 1–2 Mitarbeiter hast und IT minimal ist
- Du selbst IT-Experte bist und Spaß an der Administration hast
- Deine IT so einfach ist, dass sie kaum Betreuung braucht
Fazit: Rechne ehrlich
Viele Unternehmen unterschätzen die wahren Kosten ihrer Inhouse-IT. Es lohnt sich, einmal ehrlich zu rechnen:
- Wie viel Zeit fließt wöchentlich in IT-Administration?
- Was kostet ein Ausfall (verlorene Arbeitszeit, verpasste Aufträge)?
- Wie oft musst Du externe Hilfe rufen?
- Welche Opportunitätskosten entstehen?
Wenn Du die Zahlen für Dein Unternehmen durchrechnen willst: Lass uns ein kostenloses Erstgespräch führen. Wir schauen uns Deine aktuelle Situation an und rechnen transparent durch, ob Managed IT für Dich Sinn macht.
